Có nên sử dụng phần mềm quản lý nhân sự miễn phí
Con người là nguồn lực quan trọng và khó lòng kiểm soát nhất của doanh nghiệp. Chính vì vậy việc quản lý nhân sự như thế nào cho hiệu quả luôn là bài toán đau đầu đối với các cấp lãnh đạo. Có rất nhiều phương pháp, kỹ năng và công cụ ra đời nhằm mục đích tối ưu nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Trong bài viết này hãy cùng EMSC tìm hiểu về phần mềm quản lý nhân sự – một trong những giải pháp hiệu quả để quản lý nguồn nhân lực.
Phần mềm quản lý nhân sự là gì?
Phần mềm quản lý nhân sự là những phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin, AI, big data,… vào công tác quản lý nhân sự dễ dàng, nhanh chóng và tiện lợi hơn. Phần mềm được thiết kế trực quan, đơn giản và dễ sử dụng. Tuỳ vào từng phần mềm nhân sự khác nhau mà tích hợp tự động hoá các phân hệ chấm công, tính lương, quản lý hồ sơ nhân sự, đào tạo, đánh giá, báo cáo… Ngoài ra với các nhà cung cấp phần mềm quản lý nhân sự nhiều kinh nghiệm có thể đứng ở góc độ tư vấn để giúp đỡ, cải tiến và tối ưu công tác quản lý nhân sự của doanh nghiệp.
>>> Xem thêm: Phần mềm quản lý nhân sự online tốt nhất hiện nay
Phân loại phần mềm quản lý nhân sự
- Theo hình thức mua bán: Phần mềm nhân sự đóng gói, phần mềm nhân sự viết theo yêu cầu, phần mềm nhân sự của nước ngoài.
- Theo nền tảng công nghệ: Web-based, Cloud based và Windows-Based.
- Theo mức độ quản lý: Quản lý thông tin cơ bản, quản lý các chức năng, yêu cầu phức tạp, quản lý theo độ lớn của doanh nghiệp như: tập đoàn, nhà máy, công ty sản xuất…
Doanh nghiệp có nên sử dụng phần mềm quản lý nhân sự miễn phí
Phần mềm nhân sự giúp ích rất nhiều cho công tác quản lý nhân sự của các doanh nghiệp; điều này là không thể bàn cãi. Tuy nhiên để lựa chọn được phần mềm nhân sự phù hợp cho doanh nghiệp không phải là điều dễ dàng. Để tiết kiệm chi phí; một số doanh nghiệp sẽ ưu tiên lựa chọn các phần mềm quản lý nhân sự miễn phí trên thị trường.
Vậy có nên sử dụng phần mềm quản lý nhân sự miễn phí?
>>> Xem thêm: Lợi ích của phần mềm quản lý nhân sự
Ưu điểm của phần mềm quản lý nhân sự miễn phí
1. Chi phí thấp
Đúng với tên gọi phần mềm nhân sự miễn phí; các phần mềm này hỗ trợ doanh nghiệp các công tác quản lý, đánh giá nhân viên; giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoảng chi phí đáng kể trong việc quản lý nhân sự.
2. Phần mềm dễ sử dụng, đồng bộ và linh hoạt
Vì là phần mềm nhân sự miễn phí nên các phần mềm này sẽ mang tính chất “đóng gói” bao gồm quản lý các thông tin cơ bản của nhân sự, hỗ trợ tính lương, số ngày nghỉ, bảng xếp ca…Sau khi tìm hiểu cách sử dụng, nhân sự có thể áp dụng ngay phần mềm quản lý nhân sự miễn phí vào công ty mình. Doanh nghiệp cũng có thể linh hoạt tuỳ chỉnh các phân hệ sao cho phù hợp và tối ưu nhất.
3. Phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ
Với khối lượng nhân sự không nhiều hoặc đặc thù ngành nghề không quá phức tạp, các doanh nghiệp nhỏ có thể sử dụng các phần mềm miễn phí trên thị trường. Không cần phải bỏ ra số tiền quá lớn nhưng vẫn đủ các chức năng cơ bản để vận hành trơn tru và nhanh chóng các công tác nhân sự sẽ là lựa chọn ưu tiên của các doanh nghiệp nhỏ.
4. Tiết kiệm thời gian sử dụng
Chỉ cần một cú click dowload, xem qua hướng dẫn sử dụng và bắt đầu thực hành vài lần là bạn đã có thể sử dụng thành thạo một phần mềm quản lý nhân sự với các phân hệ đơn giản tích hợp sẵn trong phần mềm. Không tốn nhiều thời gian tìm hiểu, cân nhắc giá cả, so sánh giữa các nhà cung cấp, cũng không cần tốn thời gian để khảo sát, đào tạo, triển khai…Nhanh, gọn, lẹ là điểm mạnh lớn của phần mềm quản lý nhân sự miễn phí.
Nhược điểm của phần mềm quản lý nhân sự miễn phí
1. Không được hỗ trợ từ nhà cung cấp
Khi sử dụng phần mềm nhân sự miễn phí, không có sự hỗ trợ từ nhà cung cấp kịp thời là một điểm yếu của các phần mềm này. Lúc này, bạn chỉ còn cách đặt câu hỏi lên cộng đồng sử dụng phần mềm. Việc tìm hiểu, tiếp nhận ý kiến từ cộng đồng sử dụng phần mềm miễn phí khiến cho doanh nghiệp “đau đầu” vì không biết đâu là hướng giải quyết phù hợp, làm sao để sửa lỗi phần mềm…
Để tránh các trường hợp xảy ra các sự cố, lỗi đột xuất, bạn nên có các phương án dự phòng như có bản sao lưu trữ hồ sơ nhân sự, hoặc trong trường hợp khẩn cấp có thể sử dụng phần mềm chấm công, tính lương trên exel.
2. Bảo mật không cao, độ an toàn thấp
Rõ ràng không có miếng bánh nào là miễn phí. Trên thị trường có rất nhiều phần mềm nhân sự miễn phí, hoạt động tốt, dễ sử dụng, cam kết bảo mật, phục vụ vì lợi ích cộng đồng. Tuy nhiên, không phải phần mềm nào cũng như vậy. Liệu bạn có chắc chắn được sự an toàn hay bảo mật thông tin từ các phần mềm nhân sự miễn phí? Liệu bạn có chắc chắn rằng dữ liệu bạn nhập vào sẽ không bị đánh cắp và sử dụng vì mục đích lợi nhuận khác?
Để đảm bảo an toàn và tránh các sai lầm không đáng có, bạn có thể lựa chọn các nhà cung cấp phần mềm trả phí trên thị trường để đổi lại sự an tâm và trách nhiệm phục vụ tốt hơn.
3. Hạn chế về các phân hệ nhân sự
Thay vì đầy đủ, đa dạng các phân hệ như những phần mềm nhân sự khác thì phần mềm miễn phí chỉ có thể giải quyết các bài toán đơn giản trong công tác nhân sự như hồ sơ, tính lương, chấm công theo công thức sẵn. Một số phần mềm nhân sự miễn phí cho người dùng sử dụng thử trong một thời gian nhất định. Sau đó để tiếp tục sử dụng; người dùng phải mua gói theo tháng, năm hoặc bỏ tiền để được sử dụng thêm các tiện ích khác.
4. Không phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và lớn
Đối với các doanh nghiệp vừa và lớn hoặc có các đặc thù ca kíp, tính lương, thưởng phức tạp, chồng chéo; phần mềm doanh nghiệp miễn phí thực sự không phải là lựa chọn sáng suốt. Phần mềm miễn phí đóng gói sẵn các phân hệ nhân sự; khó có thể mở rộng hoặc thay đổi phù hợp với từng đặc thù của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp mang một đặc thù khác nhau và cách hoạt động cũng khác nhau. Nếu doanh nghiệp của bạn sở hữu khối lượng nhân sự lớn, nhiều công nhân, nhà máy, phân xưởng; hãy nghĩ đến việc đầu tư một phần mềm nhân sự “may đo” đạt chuẩn và phù hợp nhất với doanh nghiệp mình.
Tổng kết
Việc lựa có lựa chọn phần mềm nhân sự miễn phí hay không tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố và đặc thù của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp nhỏ, cơ cấu, quy trình làm việc đơn giản; bạn có thể ưu tiên lựa chọn phần mềm nhân sự miễn phí để tiết kiệm chi phí, thời gian và công sức. Nếu doanh nghiệp quy mô lớn, nhiều phân xưởng, nhà máy, nhiều ca kíp, nhiều nhân công… Việc lựa chọn cho mình một phần mềm nhân sự uy tín, bảo mật và tích hợp nhiều phân hệ để phục vụ công tác nhân sự là hợp lý hơn cả.
Phần mềm nhân sự HRIS là một trong những phần mềm có uy tín, hiệu quả và được thiết kế phù hợp cho từng nhu cầu của doanh nghiệp. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phần mềm nhân sự; HRIS tự hào khi là công ty tiên phong và khắc phục được những gì mà các phần mềm khác không làm được. Cộng tác với nhiều doanh nghiệp và tập đoàn lớn như: Coteccons, Gỗ An Cường, Aliance, Hải Nam, PV Trans, TMI,… HRIS sẽ không làm doanh nghiệp bạn thất vọng.
Nhận xét
Đăng nhận xét