Xây dựng quy trình quản lý công việc cho nhân sự

tháng 4 24, 2020

Doanh nghiệp ngày càng phát triển thì khối lượng công việc cũng ngày một nhiều lên. Đã bao nhiêu lần bạn cảm thấy luẩn quẩn trong một núi công việc không bao giờ kết thúc. Làm việc mà không biết cách quản lý công việc cũng giống như việc “mò kim đáy biển”, không có mục tiêu và đích đến như thế nào. Bài viết sau đây sẽ giúp bạn thiết lập các quy trình quản lý công việc đạt được hiệu quả và thành công.

Tại sao cần phải có quy trình quản lý công việc

Quy trình quản lý công việc cho nhân sự đạt hiệu quả tối ưu

Để vận hành một cách có hiệu quả, các doanh nghiệp phải xác định và quản lý nhiều hoạt động có liên hệ mật thiết với nhau. Bất cứ hoạt động nào tiếp nhận các đầu vào và chuyển thành các đầu ra có thể coi như một quá trình. Thông thường đầu ra của quá trình này sẽ là đầu vào của quá trình tiếp theo.

Quy trình giúp cho người thực hiện công việc biết rằng trong một công việc thì họ phải tiến hành những công việc nào, làm ra sao và đạt kết quả như thế nào.

Ví dụ: Phòng HCNS có quy trình tuyển dụng, nhân viên HCNS sẽ làm bản “danh sách hồ sơ ứng tuyển” bao gồm những thông tin gì để trưởng phòng HCNS và Trưởng bộ phận xem xét, sàng lọc hồ sơ chọn ra những người đủ tiêu chuẩn để phỏng vấn.

Quy trình quản lý công việc giúp cho các thành viên trong nhóm hiểu rõ công việc và quyền hạn của mỗi cá nhân trong nhóm

Ví dụ: Quy trình đào tạo của phòng Đào tạo sẽ giúp HCNS biết và thực hiện các thủ tục, sắp xếp công việc, bàn bạc với trưởng bộ phận và nhân viên đó để công việc đào tạo nhân viên được trơn tru và nhanh chóng

Quy trình giúp cho các cấp quản lý giám sát tiến độ và hiệu quả làm việc của nhân viên

Ví dụ: Trưởng phòng HCNS sẽ biết rõ hiệu suất làm việc, công việc nhân viên đó phụ trách có đúng hay không nhờ vào quy trình quản lý công việc Các bước lập quy trình quản lý công việc

1. Tạo ra bản kế hoạch làm việc

Bước 1: Nêu rõ mục đích của bản kế hoạch

Khi làm bất kì một công việc nào cũng cần phải có mục đích và mục tiêu cụ thể muốn đạt được. Bạn không thể lãng phí thời gian để làm những công việc vô bổ mà không mang lại bất kì lợi ích nào cho công việc.

Bước 2: Liệt kê những công việc cần làm

Trước khi bắt tay vào công việc. Điều quan trọng là cần phải biết những việc cần làm là gì để đạt được mục tiêu đã đề ra. Điều này cũng sẽ hạn chế tình trạng bỏ sót công việc cũng như loại bỏ các công việc không cần thiết.

Bước 3: Sắp xếp thứ tự ưu tiên

Việc sắp xếp thứ tự các công việc quan trọng xử lý trước, các công việc khác có thể làm sau giúp cho sự tập trung của bạn được tốt hơn. Những công việc quan trọng cần được đầu tư và “chăm sóc” kỹ lưỡng hơn. Sắp xếp công việc giúp bạn giảm bớt áp lực trong công việc và sắp xếp thời gian hiệu quả hơn

Bước 4: Đặt ra thời gian hoàn thành

Thời gian hoàn thành công việc là nhằm xác định các kết quả mong đợi của một dự án có thành công hay không. Rút ra kinh nghiệm và tiếp tục cải tiến cho những dự án tiếp theo.

2. Thực hiện

Sau khi có kế hoạch, hãy bắt tay vào thực hiện bằng cách thực hiện một số nội dung sau:

Tiến hành theo từng công việc ưu tiên đã lập
Xây dựng, phân chia tổ chức thực hiện theo kế hoạch
Bố trí, sắp xếp đội ngũ nhân viên, nhiệm vụ, quyền hạn của từng cá nhân trong tổ chức thực hiện các công việc
Quản lý nhân sự bao gồm tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng, khen thưởng, bố trí, sắp xếp, kỷ luật, sa thải…
Đảm bảo các nguồn lực cho hoạt động của tổ chức
Trong khi thực hiện các công việc theo kế hoạch, có thể thay đổi các chi tiết, thêm mới, bổ sung hoặc loại bỏ công việc để phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp

3. Tổng kết, giám sát và đánh giá

Giám sát là quá trình thường xuyên kiểm tra, theo dõi mọi công việc để so sánh hiệu suất giữa kế hoạch và thực tế đạt được nhằm phát hiện ra những lỗ hổng và kịp thời chỉnh sửa.

Đánh giá kết quả hoạt động, quy trình xem có gì phức tạp, khó hiểu hay có sai sót gì không để hoàn thiện lại và điều chỉnh cho phù hợp với từng doanh nghiệp.

4. Một số quy trình công việc nhân sự

5. Phần mềm quản lý công việc hỗ trợ nhân sự

Phần mềm quản lý nhân sự hiện nay tích hợp nhiều tính năng hiện đại, hỗ trợ đắc lực các công việc của bộ phận nhân sự. Phần mềm nhân sự lưu trữ, tích hợp thông tin trên các nền tảng Web-base, Cloud, Mobile Apps giúp bạn thuận tiện làm việc và quản lý bất cứ đâu bất cứ khi nào. Hỗ trợ nhân sự quản lý hồ sơ, chấm công, tính lương, tuyển dụng, đào tạo… mà không cần phải áp dụng các quy trình làm việc trên giấy tờ cứng nhắc.

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý nhân sự mà bạn có thể tìm hiểu. Nếu doanh nghiệp có ý định sử dụng phần mềm nhân sự vào công tác quản lý công việc, phần mềm quản lý nhân sự HRIS là một trong những phần mềm không thể bỏ qua đấy!